Ami nélkül a digitalizáció sem működik
Egy távozó munkatárssal nemcsak a létszám csökken, hanem elvész a teljes vállalati tudás egy darabkája is. Az ott maradottak nem igazán tudják, mit és hogyan kell csinálni. A cégek így azt kockáztatják, hogy a kilépők a vállalati tudást apránként elviszik magukkal – mégsem tartják fontosnak, hogy gondoskodjanak ennek a felbecsülhetetlen értékű vagyonelemnek a megőrzéséről.
Ráadásul a vállalati tudás még gondosan kezelve sem állandó, hiszen (jó esetben) a vállalatok folyamatosan fejlődni szeretnének. Ám, ha nem rögzítjük a vállalati tudást visszakereshető módon, akkor nincs mihez képest fejlődni. A GRC (irányítás-kockázat-megfelelés) rendszerek irányítási módszertana hasonló a navigációéhoz: kiindulási pontként tudnunk kell, hol vagyunk, és hova akarunk eljutni. Ha nincs rögzítve az „as is” állapot, akkor vajon honnan tudjuk, hogy a megfelelő cél felé tartunk, és milyen út vezet oda?
Digitalizált folyamatfejlesztés
A vállalati tudás megőrzése a digitális átálláshoz is nélkülözhetetlen. A hatékonyság növelésére, az élő munka csökkentésére akkor kerülhet sor, ha megtettük a kötelező lépéseket, és tudjuk, mivel rendelkezünk, átvizsgáltuk és átszerveztük a folyamatainkat – enélkül az automatizáció egész egyszerűen nem működhet, és ha az automatizáció nem működik, akkor nem működik a digitalizáció sem.
Ha egy kesze-kusza folyamathalmazra vezetünk be bármilyen új rendszert, gyakorlatilag csak a rossz működést konzerváljuk. Lásd Murphy ötödik megbízhatósági törvényét: „Tévedni emberi dolog, de igazán összekutyulni valamit csak számítógéppel lehet.” – mondja dr. Béres Ágnes, az ADAPTO ügyvezető igazgatója.
A működés állandó javításához magát a folyamatfejlesztés folyamatát is digitalizálni kell. Ennek egyik lépése, hogy már a folyamatokat is egy GRC szemléletű vállalat igazgatási rendszerben rajzoljuk fel. Onnan ugyanis játszi könnyedséggel tovább lehet lépni a kockázatelemzésre, az üzletmenet-folytonosságra, egészen a megfelelőség auditjáig. Igazi hatékonyságot úgy lehet elérni, ha több osztály használja ugyanazt a rendszert, mert ilyenkor egy a forrás, nincs redundancia, nincs többször elvégzett munka.
Egységes rendszerben
Az a fajta igazgatási rendszer, amelyet az ADAPTO egyedüli magyar fejlesztésként képvisel, a vállalaton belül gyakorlatilag néhány emberrel üzemeltethető. A költségcsökkentés ott is jelentkezik, hogy nem kell minden egyes projektet (a folyamatok újraszabályozásától a belső ellenőrzésig) a folyamatmodellezéstől kezdeni, mert ezek egy rendszerben futnak, minden elemezhető, visszakereshető, indokolható.
A digitalizáció esélytelen, ha a folyamatszabályozás és a kockázatkezelés nem egy rendszerben történik. A sikerhez a megfelelő rendszer rendelkezésre állásán túl viszont az is kell, hogy a vezetők ne 1-2 évben gondolkodjanak, hanem 3-5 évre tekintsenek előre. Ennyi idő alatt ki lehet fejleszteni egy olyan megbízható működési környezetet, amelyre támaszkodva a cégek komoly versenyelőnyre tehetnek szert. Az integrált igazgatási rendszer alkalmazásával, a kockázat alapú gondolkozás segítségével a vállalat vezetősége minden eddiginél átláthatóbbá teheti a cég működését.
A cikket az ITBusiness magazin készítette dr. Béres Ágnessel az ADAPTO Solutions Ügyvezető igazgatójával.
Megjelent digitális és nyomtatott formában az ITB 2020 szeptemberi számában.