top of page

Vállalati tudás megőrzése

Ami nélkül a digitalizáció sem működik


Egy távozó munkatárssal nemcsak a létszám csökken, hanem elvész a teljes vállalati tudás egy darabkája is. Az ott maradottak nem igazán tudják, mit és hogyan kell csinálni. A cégek így azt kockáztatják, hogy a kilépők a vállalati tudást apránként elviszik magukkal – mégsem tartják fontosnak, hogy gondoskodjanak ennek a felbecsülhetetlen értékű vagyonelemnek a megőrzéséről.


Ráadásul a vállalati tudás még gondosan kezelve sem állandó, hiszen (jó esetben) a vállalatok folyamatosan fejlődni szeretnének. Ám, ha nem rögzítjük a vállalati tudást visszakereshető módon, akkor nincs mihez képest fejlődni. A GRC (irányítás-kockázat-megfelelés) rendszerek irányítási módszertana hasonló a navigációéhoz: kiindulási pontként tudnunk kell, hol vagyunk, és hova akarunk eljutni. Ha nincs rögzítve az „as is” állapot, akkor vajon honnan tudjuk, hogy a megfelelő cél felé tartunk, és milyen út vezet oda?

Digitalizált folyamatfejlesztés


A vállalati tudás megőrzése a digitális átálláshoz is nélkülözhetetlen. A hatékonyság növelésére, az élő munka csökkentésére akkor kerülhet sor, ha megtettük a kötelező lépéseket, és tudjuk, mivel rendelkezünk, átvizsgáltuk és átszerveztük a folyamatainkat – enélkül az automatizáció egész egyszerűen nem működhet, és ha az automatizáció nem működik, akkor nem működik a digitalizáció sem.

Ha egy kesze-kusza folyamathalmazra vezetünk be bármilyen új rendszert, gyakorlatilag csak a rossz működést konzerváljuk. Lásd Murphy ötödik megbízhatósági törvényét: „Tévedni emberi dolog, de igazán összekutyulni valamit csak számítógéppel lehet.” – mondja dr. Béres Ágnes, az ADAPTO ügyvezető igazgatója.

A működés állandó javításához magát a folyamatfejlesztés folyamatát is digitalizálni kell. Ennek egyik lépése, hogy már a folyamatokat is egy GRC szemléletű vállalat igazgatási rendszerben rajzoljuk fel. Onnan ugyanis játszi könnyedséggel tovább lehet lépni a kockázatelemzésre, az üzletmenet-folytonosságra, egészen a megfelelőség auditjáig. Igazi hatékonyságot úgy lehet elérni, ha több osztály használja ugyanazt a rendszert, mert ilyenkor egy a forrás, nincs redundancia, nincs többször elvégzett munka.


Egységes rendszerben


Az a fajta igazgatási rendszer, amelyet az ADAPTO egyedüli magyar fejlesztésként képvisel, a vállalaton belül gyakorlatilag néhány emberrel üzemeltethető. A költségcsökkentés ott is jelentkezik, hogy nem kell minden egyes projektet (a folyamatok újraszabályozásától a belső ellenőrzésig) a folyamatmodellezéstől kezdeni, mert ezek egy rendszerben futnak, minden elemezhető, visszakereshető, indokolható.


A digitalizáció esélytelen, ha a folyamatszabályozás és a kockázatkezelés nem egy rendszerben történik. A sikerhez a megfelelő rendszer rendelkezésre állásán túl viszont az is kell, hogy a vezetők ne 1-2 évben gondolkodjanak, hanem 3-5 évre tekintsenek előre. Ennyi idő alatt ki lehet fejleszteni egy olyan megbízható működési környezetet, amelyre támaszkodva a cégek komoly versenyelőnyre tehetnek szert. Az integrált igazgatási rendszer alkalmazásával, a kockázat alapú gondolkozás segítségével a vállalat vezetősége minden eddiginél átláthatóbbá teheti a cég működését.


A cikket az ITBusiness magazin készítette dr. Béres Ágnessel az ADAPTO Solutions Ügyvezető igazgatójával.

Megjelent digitális és nyomtatott formában az ITB 2020 szeptemberi számában.


Friss bejegyzések

Az összes megtekintése
bottom of page