Compliance, mint melléktermék
A munkaerőhiány miatt számos cég igyekszik a folyamatok automatizálásával javítani működési hatékonyságát. Ám az automatizálás csak akkor lehetséges, ha folyamataink jól szabályozottak, ahhoz pedig érdemes őket egyben kezelni, tanácsolja Pflanzner Sándor, az ADAPTO Solutions fejlesztési vezetője.
Pflanzner Sándor, ADAPTO Solutions Kft.
Compliance, mint melléktermék
Mennyire tudatosan kezeli egy tipikus magyar vállalat a belső folyamatait?
– Létezik egy folyamatérettségi modell, amely megmutatja, hogy a cég folyamatai mennyire fejlettek, azaz mennyire képesek ellátni funkciójukat. A legalsó szinten álló cégekben még nem tudatosult, hogy lennének folyamataik, ők csak teszik a dolgukat, ahogy megszokták. A következő szinten lévők már felismerték a folyamataikat, és próbálnak aszerint is eljárni. Magasabb szinten már írásba foglalják ezeket a folyamatokat, később a szabályzatokban is beveszik leírást, majd végül automatizálnak. Az átlagos magyar vállalatok tapasztalataim szerint a második-harmadik szint táján tartanak.
Mi jelenti a legnagyobb problémát esetükben?
– Talán az, hogy nem tudatosan nyúlnak a folyamataikhoz, és nem próbálják őket teljes rendszerben nézni. Vegyük a legutóbbi példát, a GDPR-t. Mindenkit érint és a vállalatok mindegyike kénytelen volt szabályozott folyamatokat kialakítani. A legtöbb esetben azonban ennek nem volt más célja, mint hogy megfeleljenek a szabályozás betűjének. Ki lehet pipálni a kötelező elemeket, megfelelünk az auditon, elkerüljük a nagy büntetést, tehát jók vagyunk. De ugyanezt elmondhatjuk szinte valamennyi minőségirányítási rendszerről. Önmagukban konzisztensek, még talán meg is felelnek a céljuknak, de nem alkotnak egységes rendszert. Így nem tudják betölteni azt a feladatukat, amely szerintünk a legfontosabb: hogy jobb legyen és hatékonyabban működjön a vállalatunk.
Hogyan tudnak a cégek feljebb lépni a folyamatérettségi modellben?
– A kulcselem szerintünk az integrált igazgatási rendszer. Értelmezésünkben az igazgatás (governance) mindazon folyamatok és döntési mechanizmusok összessége, amelyek a vállalatnál megtalálhatók, a hozzájuk kapcsolódó erőforrásokkal együtt.
– Hogyan működik egy ilyen rendszer?
– Az alapja a meglévő folyamatok feltérképezése. Már itt sok meglepetés érheti a vállalatot, mert kiderülhet, hogy a valóságban egyáltalán nem úgy működnek a folyamatok, mint ahogy elképzelték. Láthatóvá válnak a folyamatokban lévő hurkok, megkerülő utak, hiányzó ellenőrzési, jóváhagyási pontok. A felmért folyamatokhoz hozzá kell rendelni a végrehajtásukhoz szükséges erőforrásokat is, legyenek azok emberek, informatikai rendszerek vagy adatok. Mindezen erőforrásoknak pedig léteznek sebezhetőségeik, azoknak előfordulási valószínűsége, ami kiadja a folyamatok kockázatait. Az integrált igazgatási rendszer célja pont az, hogy ezeket a rendszerszintű kockázatokat minimálisra csökkentse, például azzal, hogy feltárja őket és kontrollokat, ellenőrzési pontokat épít be a folyamatokba.
– Milyen jelentőséggel bír a vállalat számára, ha tisztán látják folyamataikat és a hozzájuk tartozó erőforrásokat és kockázatokat?
– Számtalan területen vehetjük hasznát ennek a tudásnak. Ha látom a folyamataimban, azaz a működésemben rejlő kockázatokat, akkor nem a mostani, hanem a jövőbeni problémák elhárításán tudok dolgozni, vagyis igazából a jövőbe látok. Ha a folyamatok a vállalati stratégiából következnek, ha megfelelnek a lefektetett szabályoknak (beleértve a külső szabályozókat is), akkor nem kell verejtékes munkával felkészülni az auditokra, mert a compliance mintegy „melléktermékként” kiesik az egész rendszerből. Nem beszélve arról, hogy automatizálni csak jól szabályozott folyamatokat lehet és érdemes. Végül, de nem utolsósorban, az üzletmenet-folytonosság javításában is óriási jelentősége van. Ha tudjuk, hogy mely folyamatok leállása okozza a legnagyobb kárt a vállalatnak, akkor egy katasztrófahelyzet esetén azok visszaállítására tudjuk fordítani a legtöbb erőforrást, és nem a látványos, de kevésbé fontos folyamatokra pazaroljuk az erőinket.
Az interjút az ITbusiness készítette Pflanzner Sándorral, az ADAPTO fejlesztési vezetőjével.
Forrás: ITB